Komunikaziorako barne sistema

1. Komunikaziorako barne sistema

Informaziorako Barne Sistema da, hain zuzen, Tafalla Iron Foundry S. Coop.ek balizko irregulartasunei buruzko informazioa jaso eta kudeatzeko inplementatu duen sistema, informatzaileentzako errepresalien aurkako babesa bermatuz, betiere komunikazioa xedatutako lege esparruaren barnekoa bada. Erreferentziazko araua Whistleblowing Zuzentaraua da (1937/2019 Europako Zuzentaraua), eta Espainiako legeriara egindako haren transposizioa 2/2023 Legea da, arau hausteei eta ustelkeriaren aurkako borrokari buruzko informazioa ematen duten pertsonen babesa arautzen duena. Gaitutako barne kanalen bidez, gure erakundearekin lan edo lanbide harremanak dituen edozein pertsonak eman ahal izango digu arau hauste penalen, administratiboen (larriak edo oso larriak) edo Europar Batasuneko zuzenbideko arau hausteen berri, bai eta gure kode etikoaren ez-betetzeen berri ere, segurtasun eta konfidentzialtasun berme osoz eta horregatik errepresaliarik jasan gabe, betiere fede onez jokatzen badu.

Informaziorako Barne Sistema gure Compliance Sistemaren barruan sartzen da, eta honako elementu hauek osatzen dute:

• Informazioko Barne Sistemaren politika edo funtsezko printzipioak
• Sistemaren arduraduna, espezifikoa eta independentea, Kontseilu Errektoreak legez izendatua, eta informazioa jasotzeaz eta izapidetzeaz arduratuko den pertsona fisiko bat izendatuta daukana.
• Komunikazioak jasotzeko barne kanal batzuk, segurtasun eta konfidentzialtasuneko lege baldintzak betetzeko diseinatuak eta gaituak.
• Komunikazioak kudeatzeko prozedura, nahitaez bete beharrekoa, iritsitako komunikazioak jaso, izapidetu eta ebazteko prozesuaren babes, konfidentzialtasun, objektibotasun eta eraginkortasun baldintzak bermatzen dituena.
• Eta plataforma informatiko bat, kasuen berri ematea eta izapidetzearen barne kudeaketa ahalbidetzen dituena. Hori modu seguruan egiten dugu, eta datuak legez horretarako ahalmena duten pertsonei soilik mugatzen dizkiegu. Hala, kasuaren informazio eta dokumentazioaren jarraipena egiteko eta informazioa bi norabideetan trukatzeko webgune pribatu bat daukagu informatzailearekin

2. Nola jakinarazi?

Gure barne kanaleko plataforman sartzean, inoformatzailea orrialde nagusi batera iritsiko da, eta, han, kanalaren alderdi orokorrak gogoraraziko zaizkio, eta informatzaile eta kaltetuentzako gure pribatutasun politikei buruzko informazio zehatza irakurri ahal izango du. Hortik, bere informazioaren xehetasunak emateko formulariora sartu ahal izango da, bai idatziz, bai audio grabazio seguru baten bidez, eta baita dokumentazio gehigarria erantsiz ere, hala nahi badu. Informatzailearen nortasuna babesteko neurri teknikoak aplikatzen ditugu: fitxategietako metadatuak ezabatu, ahotsa desitxuratu, eta informazio trukea enkriptatuko da beti. Informazioa modu anonimoan edo identifikatuta eman dezake. Bere datu pertsonalak pribatutasun politikan kontsulta daitezkeen eta aurreikusita dauden helburuetarako bakarrik erabiliko dira, eta baimendutako langileek tratatuko dituzte, komunikazioan kontatutako gertaerak jasotzen dituen pertsonari edo hirugarrenei nortasuna jakinarazi gabe. Formularioan, hitzordua eskatzeko aukera izango du, kudeatzaileari informazioa pertsonalki azaltzeko edo informazio gehiago emateko. Ondoren azalduko dugun web jarraipeneko arlo pribatuaren bidez eskatzen denetik zenbatzen hasita, 7 eguneko gehieneko epean hitzartuko da hitzordu hori. Ahozko komunikazioak dokumentatu egin beharko dira. Horretarako, informatzaileak baimena eman ondoren, formatu seguru, iraunkor eta irisgarri batean grabatu, edo komunikazioaren transkripzio oso eta zehatz bat egingo da. Datuak babesteko araudiaren arabera dagozkion eskubideak alde batera utzi gabe, informatzaileari, ahal den guztietan, elkarrizketaren transkripzioa egiaztatzeko, zuzentzeko eta sinatzeko aukera eskainiko zaio. Formularioa bete ondoren, komunikazioaren erregistroa berretsi, eta jarraipen arlo pribatura sartzeko gako bat emango diogu, non nahi izanez gero, bere kasuaren aurrerapena ezagutu eta kudeatzailearekin komunikatu eta informazioa eta dokumentazioa trukatu ahal izango duen, modu erraz, seguru eta konfidentzialean. Ezinbestekoa da gako hori behar bezala gordetzea, konfidentzialtasun arrazoiak direla-eta ezin baita berreskuratu, eta, galdu edo ahaztuz gero, informazioa berriro bidali beharko digu. Kasua kudeatzen den bitartean, jarraipen arlo pribatu honen bidez informazio gehigarria eskatu ahal izango litzaioke, eta, beraz, komenigarria da aldian behin egoera berrikustea. Nahi izanez gero, jarraipeneko arlo pribatura sartzeko gakoak ematean mezu elektroniko bat emateko aukera eskainiko zaio, hala badagokio berrikuntzak daudela ohartarazteko helburu bakarrarekin. Kasua kudeatzen duen pertsonak bidalitako informazioa aztertuko du, izapidetzea posible den edo ez zehazteko, eta komunikazioa izapidetzeko onartu den edo ez adierazteko jakinarazpena bidaliko dio informatzaileari. Haren komunikazioa izapidetzeko onartzen bada, barne ikerketa hasiko da, eta gehienez 3 hilabeteko epean (6 hilabetera luzagarria, kasua konplexua bada) azken ebazpena jakinaraziko zaio.

Informatzailea Babesteko Agintaritza Independentearen kanpoko kanala:

Balizko ez-betetzeei buruzko informazioa emateko lehentasunezko bidea barnekoa bada ere, jakinarazi nahi duen irregulartasuna 2/2023 Legearen 2. artikuluaren esparruan badago, hau da, arau hauste penal, administratibo larri edo oso larriak edo EBko zuzenbidekoak badira, Informatzailea Babesteko Agintaritza Independente eskudunaren kanpoko kanalaren bidez jakinarazi dezake, bai zuzenean bai gure barneko kanalaren bidez informazioa eman ondoren.

Honako esteka honen bidez sar zaitezke Informatzailearen Babeserako Agintaritza Independenteak (A.A.I. – AIPI) gaitutako kanpoko kanalera: https://www.proteccioninformante.gob.es/